Callcenter Digitalisierung
Digitalisierung eines Telemarketing-Callcenters mit Browser-Telefonie, automatischer Rechnungserstellung und UPS-Integration — spart 400 Stunden/Monat.
400h
Ersparnis / Monat
3.5
Monate Entwicklung
100%
Digital
~1.000 €
Laufende Kosten/Monat
Über den Kunden
Ein Telemarketing-Callcenter aus Norddeutschland (Hamburg), das telefonisch Produkte vertreibt und Bestellungen abwickelt. Das Unternehmen wollte wachsen, wurde aber durch manuelle Prozesse ausgebremst: Zwei Geschäftsführer verbrachten täglich bis zu 8 Stunden mit Auftragsbearbeitung.
Interaktive Vorschau der Anwendung
Die Herausforderung
Das Management eines Telemarketing-Callcenters in Hamburg verbrachte täglich bis zu 8 Stunden, 6 Tage die Woche, mit manueller Auftragsbearbeitung — rund 400 Stunden monatlich. Bestellungen, Rechnungen und Versandlabels wurden per Hand erstellt, Lead-Management erfolgte auf Papier. Das Unternehmen wollte wachsen, wurde aber durch diese manuellen Prozesse vollständig ausgebremst.
Es gab keine digitale Infrastruktur — der gesamte Betrieb musste von Grund auf digitalisiert werden.
Unsere Lösung
Nach einer Bestandsaufnahme im August 2018 und Angebotsstellung im September startete das Projekt im Oktober 2018. Zwei Software-Architekten konzipierten und implementierten die Lösung innerhalb von nur 3,5 Monaten bis zur Fertigstellung im Januar 2019.
Die Plattform ermöglicht es Callcenter-Mitarbeitern, über ein digitales Lead-Verzeichnis per Mausklick direkt über den Browser mit Kunden zu telefonieren (WebRTC via Twilio). Während des Gesprächs können Bestellungen mit wenigen Klicks erfasst werden — Lieferscheine, Rechnungen und UPS-Versandlabels werden automatisch generiert und im Lager gedruckt. Der automatische Bankabgleich via FinTS-Protokoll erkennt Zahlungseingänge, gleicht sie mit offenen Rechnungen ab und versendet bei Zahlungsverzug automatisch Mahnungen.
Technisch basiert die Lösung auf einem monolithischen PHP/Symfony-Kern mit Microservices für rechenintensive asynchrone Aufgaben (PDF-Generierung, Datenexporte) über eine Message Queue. Die Gesamtkosten der Konzeption und Entwicklung beliefen sich auf einen niedrigen sechsstelligen Betrag.
Highlights der Lösung
- Von der Bestandsaufnahme bis zur Auslieferung in nur 3,5 Monaten
- Vollautomatische digitale Abwicklung von Aufträgen — vom Telefonat bis zum Versand
- Browser-Telefonie via Twilio WebRTC — kein separates Telefonsystem nötig
- Automatischer Bankabgleich via FinTS mit Mahnwesen
- Gesamtkosten im niedrigen sechsstelligen Bereich
Das Ergebnis
Die manuelle Auftragsbearbeitung von 400 Stunden/Monat wurde vollständig eliminiert. Alle Prozesse sind digitalisiert: von der Browser-Telefonie über die Bestellerfassung mit automatischer Dokumentenerstellung bis zur Rechnungsstellung, UPS-Versandabwicklung und dem automatischen Bankabgleich. Die Geschäftsführer können sich nun auf Wachstum konzentrieren statt auf Verwaltung.
Die laufenden Betriebskosten liegen bei nur ca. 1.000 € monatlich.
Was wir gebaut haben
Browser-Telefonie (WebRTC)
Mitarbeiter telefonieren direkt im Browser — vom Computer, iPad oder Smartphone. Kein separates Telefonsystem nötig. Digitales Lead-Verzeichnis mit One-Click-Anruf.
Schnelle Auftragserfassung
Neue Bestellungen werden mit wenigen Klicks und schneller Artikelauswahl erfasst — direkt während des Telefonats. Sofortige Übertragung an Lager und Versand.
Automatische Dokumentenerstellung
Lieferscheine, Rechnungen und UPS-Versandlabels werden automatisch erstellt und im Lager gedruckt. Kein manuelles Tippen, keine Fehler.
UPS-Integration
Nahtlose Anbindung an UPS für Versandlogistik. Labels werden automatisch generiert, Tracking-Nummern zugewiesen und Kunden benachrichtigt.
Automatischer Bankabgleich
Via FinTS-Protokoll werden Zahlungseingänge automatisch mit offenen Rechnungen abgeglichen. Zahlungsverzug wird erkannt, Mahnungen automatisch versendet.
Digitales Lead-Management
Komplettes Lead-Management auf allen Geräten. Anrufhistorie, Notizen, Follow-ups und Konversionsraten — alles digital statt auf Papier.
