Vertriebsunterlagen automatisieren

Über die Jahre war im Vertrieb ein Wildwuchs an Vorlagen entstanden: Jeder Sales-Mitarbeiter pflegte sein eigenes Sammelsurium aus PowerPoint-Decks, Word-Angeboten und Produktblättern. Vor jedem Kundentermin wurde ein Dokument kopiert, der Firmenname manuell eingetragen, Konditionen angepasst, Seiten gelöscht oder ergänzt. Das hatte Folgen: Kunden bekamen je nach Ansprechpartner völlig unterschiedlich aussehende Unterlagen, veraltete Preise und Produktbeschreibungen waren im Umlauf, und niemand wusste, welche Version die aktuelle war.

Vertriebler fügten eigenmächtig Rabatte und Leistungsversprechen ein, die nie abgestimmt waren — inklusive veralteter AGB und nicht autorisierter Klauseln, ein echtes rechtliches Risiko. Und statt zu verkaufen, verbrachte das Team wertvolle Zeit mit Copy-Paste und Formatierung. Die Geschäftsführung wollte ein System, das den Vertrieb mit aktuellen, freigegebenen Vorlagen versorgt — ohne dass jeder sein eigenes Süppchen kocht.

Wir haben ein webbasiertes Dokumentenmanagement-System entwickelt, das dieses Chaos beseitigt und dem Vertrieb ein kontrolliertes, aber flexibles Werkzeug an die Hand gibt — eine Single Source of Truth für alle Verkaufsunterlagen.

Im Admin-Backend pflegt das Marketing alle freigegebenen Dokumente zentral: Upload von PPTX, DOCX und PDF, Verwaltung der Ordnerstruktur, Definition der erlaubten Platzhalter pro Dokument und Konfiguration der Detailgrade (Seiten-Subsets, z. B. „Kurz-Pitch" vs. „Vollständige Präsentation"). Benutzer werden eingeladen und mit Rollen versehen.

Der Vertrieb sieht im Frontend nur aktuelle, freigegebene Vorlagen — ohne Zugriff auf die Quelldateien. Per Warenkorb stellt sich ein Mitarbeiter in Sekunden das passende Set für einen Kundentermin zusammen, sortiert es per Drag & Drop und wählt pro Dokument den Detailgrad. Anschließend füllt er nur die vordefinierten Platzhalter aus — Firmenname, Ansprechpartner, Auftragswert, Logo-Upload. Preise, Konditionen und Vertragstexte sind gesperrt und nur über die freigegebenen Vorlagen änderbar.

Die Dokumentenverarbeitung erkennt Platzhalter (z. B. {{FIRMENNAME}}) in PPTX/DOCX, ersetzt Texte, platziert das Kundenlogo an definierten Positionen, filtert Seiten nach Detailgrad und rendert am Ende per LibreOffice Headless / Gotenberg ein einziges, zusammengeführtes PDF. Ein Klick — fertig ist das personalisierte, CI-konforme Dokumentenpaket. Die Lösung ist iPad-optimiert, damit der Außendienst sie direkt im Kundentermin nutzen kann.

Gegenüber Enterprise-Suiten wie Templafy, Seismic oder PandaDoc (ab mehreren tausend Euro pro Monat bzw. laufenden Lizenzgebühren pro Nutzer) schließt die Eigenentwicklung genau die Lücke, die am Markt fehlte: Warenkorb-Zusammenstellung, Detailgrad-Auswahl und einfache Placeholder-Befüllung — bei einmaligen statt laufenden Kosten.

Das System löst mehrere Probleme auf einmal: Die Vorbereitungszeit für Kundentermine sinkt von rund 30 Minuten auf unter 2 Minuten. Jeder Kunde erhält professionelle, CI-konforme Unterlagen, und nur freigegebene, aktuelle Texte und Konditionen gelangen nach außen — das schafft Rechtssicherheit und beendet unkontrollierte Zusagen. Die Geschäftsführung behält den Überblick darüber, welche Materialien im Einsatz sind, und der Vertrieb kann sich endlich auf das konzentrieren, was zählt: den Kunden.

Weil die Anforderung so vielen Vertriebsteams bekannt vorkommt, bieten wir die Lösung inzwischen auch als eigenes Produkt an – als startklare Plattform oder als maßgeschneiderte Eigenentwicklung. Inklusive Hosting, Wartung und Weiterentwicklung aus einer Hand.